業務マニュアルを作成して仕事をスムーズに！マニュアル化のメリットとは？

日々の業務をこなしていると、「もっと効率的にする方法があるはず」と思うこともあるでしょう。

業務の効率化にはマニュアル化が有効とされていますが、実際にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

まずは、マニュアル化のメリットからご紹介します。

作業時間の短縮

業務をマニュアル化することで、作業の流れやポイントが明確になります。

マニュアルどおりに業務を進めることで、ムダやミスが減り、効率的に仕事をこなすことができます。

目の前の業務をこなすことはもちろん、全体の流れを把握することで、仕事に対する理解度も深まります。

業務品質の均一化

同じ業務をこなしていても、それぞれに作業の順序やポイントが違っては、仕上がりがバラバラになってしまいます。

マニュアルがあれば、同じ方法・順序で業務が進められるようになるため、いつでも品質を均一に保つことができます。

新人教育などのレクチャー内容の統一化

同じ内容の新人教育を行っているつもりでも、指導者が違うと内容も異なってしまうことがあります。レクチャーを受けた・受けてないという状況が人によって違ってしまうと、その後の業務にも差し支え、場合によっては離職につながることもあります。

マニュアルがあれば、みんなが同じボリュームのレクチャーを受けられるだけでなく、勘違いや間違いを教えてしまう危険もありません。

業務のマニュアル化には、以下のようなデメリットも存在します。

臨機応変に動けなくなる

マニュアルを重要視するあまり、臨機応変に動けなくなることがあります。

マニュアルは大切ですが、常に考えて行動し、いざというときにベストな対応ができるようにしましょう。

マニュアル作成が手間

マニュアルを作ること自体、手間や時間がどうしてもかかってしまいます。

業務が忙しくマニュアル作成の時間が取れない場合は、負担になってしまいます。

業務マニュアルの作成は、ツールを活用することも可能です。

マニュアル作成ツールをお探しなら、EZLectureをお試しください。低価格・高品質・多機能で、簡単に業務マニュアルを作成できます。

業務マニュアルにお悩みの企業様は、ぜひ導入をご検討ください。

業務内容をマニュアル化することで、より効率よく仕事ができるようになります。

とはいえ、全ての業務をアニュアル化できるわけではありません。では、マニュアル化に向いている業務と向かない業務にはどんなものがあるのでしょうか？

マニュアル化に向いている業務

マニュアル化が向いている仕事とは、誰がやっても同じ作業や工程を行うタイプのものです。個人の能力や経験値の影響がなく、創造的な作業を伴わないことが特徴です。

このような仕事内容で業務マニュアルがあれば、業務全体の流れと最適な動作手順が誰でも確認でき、いざという場合の対応も全てマニュアルで知ることができます。

マニュアル化に向かない業務

業務マニュアルがあればたいていの作業は効率化されますが、一方でマニュアル化が向かない業務も存在します。

それは、個人のセンスや能力、技量による仕事の場合です。

特にクリエイティブな仕事に業務マニュアルがあると、創造力が活かせず、画一的な仕上がりになってしまいます。

そのほか、クレーム対応などの場合はマニュアル通りの対応をすることで、火に油を注ぐことになりかねません。

しかし、工夫次第で役立つマニュアルを作ることも可能です。どのクレームに対しても最初から同じ対応をするとマニュアル的と思われますが、クレーム内容を細分化しそれぞれに合わせた対応をマニュアル化することで、最終的には希望する結果に導くことができます。

業務マニュアルをまとめることが難しい仕事も確かに存在しますが、業務のコツや指針などをまとめておくだけでも、心強い存在になるはずです。

仕事の効率化のため、業務マニュアルや接客マニュアルが必要になったら、作成ツールを利用することをおすすめします。

とはいえ、マニュアル作成ツールには種類があるので、何を基準に選べばいいのか悩んでしまうこともあるでしょう。

ここでは、選び方のポイントをご紹介します。

無料か有料か

近年、無料である程度のマニュアル作成ができるツールも増え、シンプルなマニュアルでよければ充分に対応可能です。

ただし、業務のさらなる効率化や情報の共有化を目指す場合は、有料でサポートつきのものを選ぶと安心です。

どんなマニュアルを作成したいか

マニュアル化する内容や希望するスタイル（文字・写真・動画など）をまとめ、使用用途に合ったものを選ぶようにしましょう。

複雑な作業がある場合は動画マニュアル作成ができるものを、情報の共有をしたい場合はオンライン対応のものがおすすめです。

操作は簡単か

いくら社内でマニュアル作成ができるといっても、操作が簡単でないと活用できません。マニュアル作成の時間を短縮するためにも、操作性のよいものを選びましょう。

まずは無料トライアルを利用して操作性を試すのもおすすめです。

サポートの充実度

無料で試せるトライアルがあるのはもちろん、使い方のトレーニングや訪問デモ、セミナーなどのサポートも大切です。

業務マニュアルは、仕事効率化のための重要なものです。長く安心して活用できるよう、作成ツールを導入する前と後のサポートが継続的に受けられるかどうか確認しましょう。

サポートも充実した業務マニュアル作成ツールをお探しなら、(株)ラディアスへお問い合わせください。

(株)ラディアスで販売するEZLectureは、アフターサポートも充実しています。

ご購入を検討中でしたら、コンサルタントが訪問してデモ・説明会を行うことも可能です。

マニュアルが完成したらいよいよ運用ですが、最初から完璧に運用することは難しいものです。

いつの間にかマニュアルが放置されていたということがないよう、マニュアル作成後は以下のことに注意しましょう。

必ず共有する

マニュアルはみんなに利用されてこそ価値のあるものです。マニュアルが完成したら社員に共有し、周知することが大切です。

マニュアルを必要としない人にも共有することで、新たな情報や改善のヒントにつながることもあります。

実際に活用する

とにかく早い段階で業務に取りこみ、実際に活用してもらいましょう。最初は慣れないかもしれませんが、徐々に浸透していくことで、会社全体の効率アップにつながります。

更新を行う

マニュアルは、一度作ったら終わりではありません。

実際に活用してもらうことで様々な意見を募集し、それをもとに常に改善を心がけましょう。データ化したマニュアルなら簡単に更新することができるため、フィードバック・修正・リリースを繰り返すことで、より完成されたマニュアルへと進化していきます。

管理者を決める

マニュアルを更新し、常に最新の状態にしておくためには、「気づいた人が更新をする」という曖昧なものではなく、管理の担当者を決めておきましょう。

担当者がいることでマニュアルの現状を把握しやすく、大幅な更新が必要な際にも、スムーズに作業が進められます。

メンテナンスのルールを決める

「マニュアルに変更がないため、ずっと更新していない」では、いざいう時に最新の情報かどうかわからなくなってしまいます。

大きな変更点はなくても定期的にマニュアルをメンテナンスするよう、ルールを決めておきましょう。

マニュアルを作成しても、放置してしまっては、効率よく仕事は進みません。マニュアルの活用が進むよう、作成後はきちんと活用できるよう注意しましょう。